13 Νοέ Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας: Απαντήσεις στις πιο συχνές ερωτήσεις
Η εφαρμογή της ψηφιακής κάρτας εργασίας αποτελεί πλέον υποχρεωτικό μέτρο για την παρακολούθηση του πραγματικού χρόνου απασχόλησης των εργαζομένων.
Παρακάτω παρουσιάζονται συχνές ερωτήσεις και πρακτικά παραδείγματα για την ορθή εφαρμογή του μέτρου.
Πώς πρέπει να γίνεται η σήμανση έναρξης και λήξης του ωραρίου;
Η σήμανση της ψηφιακής κάρτας πρέπει να πραγματοποιείται αυστηρά σύμφωνα με το δηλωθέν ωράριο εργασίας.
Παράδειγμα: Αν το ωράριο είναι 09:00–17:00 και ο εργαζόμενος χτυπήσει την κάρτα στις 17:10, τα επιπλέον λεπτά θεωρούνται υπερεργασία, συνεπώς θα πρέπει να δοθούν και οι ανάλογες προσαυξήσεις.
Ποιο είναι το πλήθος των σημάνσεων της κάρτας ανά ημέρα
Ανάλογα με τη μορφή του ωραρίου, διακρίνονται τα εξής:
- 0 χτυπήματα: όταν δεν υπάρχει φυσική παρουσία (π.χ. τηλεργασία, απεργία, άδεια ή περιοδεύων πωλητής).
- 2 χτυπήματα: για συνεχές ωράριο (μόνο είσοδος και έξοδος).
- 4 χτυπήματα: για σπαστό ωράριο (είσοδος/έξοδος για κάθε τμήμα εργασίας).
Τι γίνεται αν ο εργαζόμενος βγει προσωρινά από την επιχείρηση μέσα στο ωράριο;
Αν ο εργαζόμενος χρειαστεί να αποχωρήσει προσωρινά από την επιχείρηση (π.χ. για μια εξωτερική εργασία, μικρό errand ή ανάγκη) και επιστρέψει πριν από τη λήξη του ωραρίου, δεν χρειάζεται να ξαναχτυπήσει κάρτα κατά την έξοδο ή την επιστροφή του.
Ωστόσο:
- Αν δεν επιστρέψει έως τη λήξη του ωραρίου,
τότε πρέπει οπωσδήποτε να χτυπήσει κάρτα κατά την έξοδο, ώστε να μην θεωρηθεί “ορφανό χτύπημα” ή απόκλιση από το δηλωμένο ωράριο.
Με απλά λόγια:
- Φεύγεις και επιστρέφεις πριν τη λήξη → δεν χτυπάς
- Φεύγεις και δεν επιστρέφεις → χτυπάς κάρτα στην έξοδο
Ποιος έχει την ευθύνη για τη σήμανση της κάρτας και ποιος για την τήρηση του ωραρίου;
Η σήμανση είναι αποκλειστική ευθύνη του εργαζομένου και δεν μπορεί να πραγματοποιηθεί από τον εργοδότη (π.χ. δεν μπορεί να “χτυπήσει” άλλος την κάρτα).
Η ευθύνη για την ορθή εφαρμογή του συστήματος και την τήρηση του δηλωμένου ωραρίου ανήκει στον εργοδότη.
Τυπικά, ο εργαζόμενος είναι αυτός που πρέπει να χτυπάει την κάρτα του σωστά και στην ώρα του, και να τηρεί το δηλωμένο ωράριο.
Ωστόσο, στην πράξη υπάρχει κάτι πολύ σημαντικό:
Αν ο εργαζόμενος ξεχάσει ή χτυπήσει λάθος την κάρτα — ο εργοδότης είναι αυτός που θα πληρώσει το πρόστιμο.
Γι’ αυτό:
- Ο εργοδότης πρέπει να ελέγχει καθημερινά ότι τα χτυπήματα της κάρτας καταγράφονται σωστά.
- Αν εντοπίζεται λάθος, να γίνεται άμεσα διόρθωση ή συμπλήρωση.
- Ο εργαζόμενος πρέπει να είναι ενημερωμένος ότι η κάρτα είναι υποχρεωτική και ότι δεν είναι “τυπικότητα”, αλλά στοιχείο ελέγχου.
Μπορεί ο εργαζόμενος να έρθει νωρίτερα ή να φύγει αργότερα από το ωράριό του;
Με ρητή συμφωνία εργοδότη και εργαζομένου, μπορεί να εφαρμοστεί ευέλικτη προσέλευση έως 120 λεπτών μετά τη δηλωμένη έναρξη.
Παράδειγμα:
Αν το ωράριο είναι 09:00–17:00 και έχει συμφωνηθεί ευελιξία 60 λεπτών, η προσέλευση μπορεί να γίνει 10:00 και η αποχώρηση αντίστοιχα 18:00.
Η συμφωνία πρέπει να αποδεικνύεται με κάθε πρόσφορο μέσο (π.χ. email, έντυπο ή δήλωση στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ).
Το ευέλικτο ωράριο αφορά μόνο την καθυστέρηση μετά την επίσημη ώρα έναρξης.
Τι σημαίνει αυτό πρακτικά:
- Η κάρτα πρέπει να χτυπηθεί ακριβώς την ώρα έναρξης του ωραρίου ή μετά.
- Αν ο εργαζόμενος καθυστερήσει, χτυπάει την κάρτα όταν φτάσει και στη συνέχεια μένει παραπάνω για να καλύψει τον χρόνο που καθυστέρησε.
Δεν επιτρέπεται χτύπημα κάρτας νωρίτερα από την ώρα έναρξης.
Δηλαδή, δεν μπορεί ο εργαζόμενος να χτυπήσει την κάρτα 15–20 λεπτά πριν το ωράριό του για να «φαίνεται» νωρίτερα.
Η κάρτα μπορεί να χτυπηθεί νωρίτερα μόνο αν έχει δηλωθεί επίσημα αλλαγή στο ωράριο πριν την έναρξη της εργασίας.
Αυτό σημαίνει ότι:
- Η επιχείρηση πρέπει να δηλώσει μεταβολή ωραρίου (είτε σταθερού, είτε μεταβαλλόμενου/τροποποιούμενου ανά ημέρα).
- Η δήλωση αυτή πρέπει να σταλεί πριν ξεκινήσει ο εργαζόμενος την εργασία του.
- Και αυτό ισχύει μόνο για επιχειρήσεις που έχουν επιλέξει το προαναγγελτικό σύστημα.
Τι γίνεται αν ο εργαζόμενος ξεχάσει να χτυπήσει κάρτα;
Σε περίπτωση αμέλειας του εργαζομένου (π.χ. δεν “χτύπησε” την έξοδο), προβλέπεται ανοχή έως 3 μονών χτυπημάτων ανά μήνα και ανά εργαζόμενο.
Η Επιθεώρηση Εργασίας επιβάλλει σύσταση, όχι πρόστιμο, εκτός αν το φαινόμενο επαναλαμβάνεται συστηματικά.
Τι πρέπει να γίνει σε περίπτωση ανωτέρας βίας ή τεχνικής αδυναμίας;
Σε περιπτώσεις ανωτέρας βίας (π.χ. διακοπή ρεύματος, προβλήματα τηλεπικοινωνίας ή ΕΡΓΑΝΗ), ο εργοδότης οφείλει:
- Να ειδοποιήσει άμεσα την οικεία Επιθεώρηση Εργασίας.
- Να δηλώσει την έναρξη και λήξη του περιστατικού εντός του ίδιου 24ώρου.
- Να υποβάλει εκπρόθεσμη δήλωση με τα στοιχεία του συστήματος όταν αποκατασταθεί η λειτουργία.
Εκτός τέτοιων περιπτώσεων, κάθε σήμανση πρέπει να διαβιβάζεται εντός 15 λεπτών από το γεγονός.
Πώς λειτουργεί η κάρτα για τηλεργασία;
Σε περίπτωση τηλεργασίας (εξ αποστάσεως εργασία), δεν απαιτείται φυσική σήμανση με κάρτα.
Η εργασία θεωρείται καταγεγραμμένη σύμφωνα με το δηλωθέν ωράριο στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ.
Τι ισχύει όταν η εργασία ξεκινά σε πελάτη ή εκτός έδρας;
Όταν ο εργαζόμενος ξεκινήσει την εργασία του εκτός έδρας (π.χ. σε πελάτη) και προσέλθει αργότερα στην εταιρεία, η σήμανση εισόδου πραγματοποιείται κατά την άφιξή του στις εγκαταστάσεις του εργοδότη.
Η καθυστέρηση αυτή θεωρείται δικαιολογημένη, εφόσον οφείλεται στη φύση ή στην οργάνωση της εργασίας και ο εργαζόμενος πραγματοποιήσει σήμανση λήξης εντός του δηλωμένου ωραρίου.
Τι ισχύει για κινητές ειδικότητες (πωλητές, τεχνικούς, οδηγούς);
Για εργαζομένους που μετακινούνται συνεχώς κατά τη διάρκεια της ημέρας και δεν διαθέτουν σταθερό τόπο παροχής εργασίας, η σήμανση με την ψηφιακή κάρτα ενδέχεται να μην είναι εφικτή.
Στις περιπτώσεις αυτές ισχύουν τα εξής:
- Δεν απαιτείται σήμανση για τις ημέρες που ο εργαζόμενος απασχολείται εκτός εγκαταστάσεων.
- Ως ωράριο θεωρείται το δηλωθέν στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ.
- Η μη πραγματοποίηση σήμανσης θεωρείται δικαιολογημένη και δεν επιφέρει κυρώσεις.
Ωστόσο, για να διασφαλιστεί η νομιμότητα και να είναι εφικτός ο έλεγχος από την Επιθεώρηση Εργασίας, οι εν λόγω εργαζόμενοι οφείλουν να φέρουν μαζί τους:
- Αντίγραφο της ατομικής σύμβασης εργασίας.
- Αντίγραφο του πίνακα προσωπικού, από όπου προκύπτουν η ειδικότητα και ο τόπος παροχής εργασίας.
Σημαντική Επισήμανση
Τα παραπάνω εφαρμόζονται όχι μόνο για τις κινητές ειδικότητες, αλλά και για όλους τους εργαζόμενους που περιστασιακά απασχολούνται εκτός έδρας, όπως σε:
- Συνέδρια,
- Σεμινάρια,
- Επαγγελματικές εκθέσεις,
- Ή άλλες εξωτερικές δραστηριότητες που σχετίζονται με την εργασία τους.
Στις περιπτώσεις αυτές, η απουσία σήμανσης κατά την έναρξη ή/και λήξη της εργασίας θεωρείται απολύτως δικαιολογημένη, υπό την προϋπόθεση ότι μπορεί να τεκμηριωθεί ο λόγος της εξωτερικής απασχόλησης.
Πώς γίνεται η σήμανση όταν κάποιος εργάζεται σε άλλο υποκατάστημα;
Αν ο εργαζόμενος ξεκινήσει ή ολοκληρώσει την εργασία του σε διαφορετικό υποκατάστημα, πρέπει να πραγματοποιήσει δύο σημάνσεις (είσοδος στο ένα, έξοδος στο άλλο).
Ποιοι εργαζόμενοι εξαιρούνται από τη σήμανση;
Τα στελέχη που κατέχουν θέση εποπτείας, διεύθυνσης ή εμπιστευτική, εξαιρούνται από την υποχρέωση σήμανσης, εφόσον αυτό προκύπτει ρητά από τη σύμβαση και τον τρόπο δήλωσής τους στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ.
Η ιδιότητα του «διευθυντικού στελέχους» δεν αποδίδεται αυθαίρετα από τον εργοδότη, αλλά απαιτεί να πληρούνται συγκεκριμένα και τεκμηριωμένα κριτήρια. Σύμφωνα με την εγκύκλιο, ένας εργαζόμενος μπορεί να χαρακτηριστεί ως πρόσωπο που κατέχει θέση εποπτείας, διεύθυνσης ή εμπιστοσύνης μόνο εφόσον υπάγεται σε μία από τις κατηγορίες που ορίζει η νομοθεσία:
Είτε ασκεί ουσιαστικό διευθυντικό δικαίωμα ή εκπροσωπεί την επιχείρηση, είτε προΐσταται οργανικής μονάδας και αμείβεται με αποδοχές τουλάχιστον ίσες με το τετραπλάσιο του κατώτατου μισθού, είτε λαμβάνει αποδοχές ίσες με το εξαπλάσιο του κατώτατου μισθού. Σε κάθε περίπτωση, η ιδιότητα πρέπει να αναγράφεται ρητά στη σύμβαση και να δηλώνεται στο Π.Σ. «ΕΡΓΑΝΗ». Αν δεν πληρούνται οι νόμιμες προϋποθέσεις, ο εργαζόμενος δεν μπορεί να θεωρηθεί διευθυντικό στέλεχος.
Προαναγγελτικό & Απολογιστικό Σύστημα: Τι ισχύει;
Το νομοθετικό πλαίσιο προβλέπει δύο διαφορετικούς τρόπους δήλωσης αλλαγών ωραρίου, οργάνωσης χρόνου εργασίας και υπερωριών στο ΕΡΓΑΝΗ: το προαναγγελτικό και το απολογιστικό σύστημα.
Οι επιχειρήσεις που έχουν ενταχθεί στην Ψηφιακή Κάρτα πρέπει υποχρεωτικά να επιλέξουν ένα από τα δύο συστήματα για κάθε μήνα, καθώς δεν επιτρέπεται ο συνδυασμός τους μέσα στον ίδιο μήνα.
- Προαναγγελτικό σύστημα
Στο προαναγγελτικό, κάθε μεταβολή (π.χ. αλλαγή ωραρίου, πρόσθετη απασχόληση, υπερωρίες) πρέπει να δηλώνεται πριν την έναρξη της εργασίας, ώστε τα στοιχεία που στέλνονται από την Ψηφιακή Κάρτα να συμφωνούν με το δηλωμένο πρόγραμμα.
- Απολογιστικό σύστημα
Με το απολογιστικό σύστημα, η επιχείρηση μπορεί να καταχωρεί απολογιστικά —δηλαδή εκ των υστέρων— τις μεταβολές του ωραρίου και τις υπερωρίες.
Η δήλωση επιλογής απολογιστικού συστήματος γίνεται μέχρι την τελευταία ημέρα του τρέχοντος μήνα και ισχύει για τον επόμενο μήνα.
Οι μεταβολές πρέπει να καταχωρούνται έως το τέλος του επόμενου μήνα (δηλαδή υπάρχει “παράθυρο” ενός μήνα για τις δηλώσεις).
Ωστόσο, αν κάποια αλλαγή δεν ταυτοποιείται από τις σημάνσεις της κάρτας, προβλέπεται υψηλό πρόστιμο.
Μπορεί μια επιχείρηση να χρησιμοποιεί και τα δύο συστήματα μαζί;
Όχι. Δεν επιτρέπεται ο συνδυασμός των δύο συστημάτων μέσα στον ίδιο μήνα. Η επιχείρηση μπορεί να αλλάξει σύστημα από μήνα σε μήνα, αρκεί να το δηλώσει εγκαίρως στο ΕΡΓΑΝΗ.
Ποια πρόστιμα επιβάλλονται για παραβάσεις της ψηφιακής κάρτας;
Οι κυρώσεις για παραβάσεις του συστήματος ψηφιακής κάρτας είναι αυστηρές:
| Παράβαση | Βαθμός | Πρόστιμο (€) |
| Μη ενεργοποίηση ψηφιακής κάρτας | Πολύ Υψηλή | 10.500 |
| Απόκλιση στοιχείων από πραγματική έναρξη/λήξη (“ορφανά χτυπήματα”) | Πολύ Υψηλή | 3.000 |
| Μη υποβολή στοιχείων έναρξης/λήξης | Πολύ Υψηλή | 3.000 |
| Ευέλικτη προσέλευση χωρίς ενεργοποίηση | Πολύ Υψηλή | 2.000 |
| Μη ειδοποίηση για ανωτέρα βία | Πολύ Υψηλή | 10.500 |
| Μη τήρηση αρχείων για 5 έτη | Πολύ Υψηλή | 4.000 |
| Αλλαγή ωραρίου/υπερωρία χωρίς ταυτοποίηση σήμανσης | Πολύ Υψηλή | 10.500 |
